Optimalisatie preventief onderhoud, SAP MRS en SSAM bij Aspen

Aspen is een farmaceutisch bedrijf dat hoogwaardige Actieve Pharmaceutische Ingrediënten (API’s) voor medicijnen produceert voor 2 vestigingen in Oss en 1 vestiging in Boxtel. Er werken bij Aspen Oss B.V. zo’n 700 mensen waarvan ongeveer 30 monteurs intern, die proactief en reactief onderhoud uitvoeren. Daarnaast worden veel werkzaamheden uitbesteed, maar de planning vindt plaats vanuit de interne organisatie.

Aspen’s bedrijfsonderdeel TA (Technical Affairs) zet sinds 2016 SAP Plant Maintenance (SAP PM) in. Samen met Ideo heeft Aspen vervolgens SAP Multi Resource Scheduling (SAP MRS) geïmplementeerd voor een betere monteurs-planning en voor mobility is de SAP Service en Asset Manager (SSAM) geïntegreerd. Om SAP MRS en SSAM optimaal te kunnen inzetten, was het nodig ook onderhoudsplannen kritisch onder de loep te nemen. Deze specifieke, 3-voudige aanpak, leidde uiteindelijk tot 10% meer efficiëntie.

Een interview met Theo Drost, voormalig business process lead bij Aspen:

Theo vertelt: “Voor dit project hebben we ons SAP-onderhoudshuis als drie-eenheid benaderd. Pas als we de basis in SAP opnieuw zouden leggen, zouden ook SAP MRS en SSAM optimaal kunnen renderen. We hebben het multi-disciplinair aangevlogen met als doel: hoe kunnen we betere ondersteuning verlenen aan het team preventief onderhoud? We zijn op dit moment nog steeds bezig met het anders inrichten en optimaliseren van onderhoudsplannen uit het verleden. Ook blijven concepten en datasets, bijvoorbeeld digitale meetpunten, aan verandering onderhevig.”

Theo: “Ik ben fan van de pragmatische aanpak van Ideo op basis van een roadmap met concrete stappen, de agile methode en korte sprints. Deze focus, met tussendoor korte workshops, sessies en analyses, maakte het behapbaar. Ideo is niet alleen ICT-specialist, maar ook proces-specialist met verstand van onderhoud en kennis van end to end-processen.”

Theo: “Door preventief onderhoud-optimalisatie, planning via SAP MRS en mobiele afhandeling via SSAM, zien we sinds een half jaar een significante verkorting van de doorlooptijd van werkorders. Ik heb het dan over zo’n 10%. Door het groeperen van onderhoud zijn we meer in control en daardoor kunnen we beter prioriteren. Ook ligt de focus nu meer op datakwaliteit: welke data voegt waarde toe aan de operatie op de werkvloer? Ook dit is uiteraard een langetermijnproject.”

Theo sluit af: “Change management is een vak apart. Onze branche was vrij conservatief, maar door digitaliseren ontstaat er transparantie en connectie en daardoor leg je zaken bloot. Toch leidde het samenbrengen van verschillende rollen en afdelingen tot begrip en inzicht en dit bleek een katalysator voor de vervolgstappen. Zorg dat je je mensen intern meekrijgt door storytelling. Laat ze zien hoe de roadmap eruitziet, wat de stip op de horizon is en leer ze projectdenken.”