Over ERIKS
ERIKS is 80 jaar geleden opgericht in Alkmaar en is een gespecialiseerde industriële dienstverlener met circa 7500 medewerkers in 18 landen. ERIKS heeft tot doel om met technologische kennis en vaardigheden de industrie toekomstbestendig te maken.
De uitdaging
Met een uitgebreid pakket aan onderhoudsproducten en toebehoren, draagt ERIKS dagelijks bij aan het onderhoud én de uptime van de installaties van hun klanten. De app maakt het mogelijk om meerdere teams van service engineers verspreid door het land aan te sturen. Om deze engineers efficiënter te kunnen inzetten en het (preventief) onderhoud te optimaliseren, was er behoefte aan een mobiele oplossing en een planningspakket dat naadloos aansluit op het reeds in gebruik zijnde SAP CS systeem.
“Om onze service engineers efficiënter te kunnen inzetten, zochten we naar een mobiele oplossing en een planningstool die geïntegreerd kon worden met SAP CS. Onze consultancy partner Ideo heeft ons geholpen als expert op gebied van planning en mobiel. In nauwe samenwerking met ERIKS – zowel key users als IT – heeft Ideo in korte tijd ervoor gezorgd dat de SAP FSM implementatie soepel en succesvol is verlopen. Dit ondanks de Coronatijd, waardoor het hele project op afstand heeft plaatsgevonden.”
Duran Mese – Business Process Coördinator
Ideo heeft in korte tijd ervoor gezorgd dat de SAP FSM implementatie soepel en succesvol is verlopen.
Gekozen oplossing
SAP Field Service Management
Om het field service proces verder te optimaliseren heeft ERIKS gekozen voor SAP FSM als oplossing. Via het FSM planbord hebben de planners beter inzicht in de dagelijkse planning en verdere mogelijkheden om deze optimaal voor te bereiden. De monteurs hebben met hun mobiele app een digitale werkplek in handen die de afhandeling volledig digitaliseert van start van werk tot aan de factuur.
In SAP ECC worden vanuit sales orders de service orders gecreëerd die automatisch doorvloeien naar SAP FSM doormiddel van de standaard integratie tussen deze twee producten. In het grafische planbord hebben de planners de mogelijkheid om deze optimaal in te plannen en eventueel te dupliceren naar andere medewerkers ter assistentie of in het geval van vervolgwerk.
Na het releasen van de opdracht komt deze bij de monteur terecht die eenvoudig zijn navigatie kan starten vanuit zijn werklijst. Op locatie aangekomen is een digitale Last Minute Risk Assesment toegevoegd in de vorm van een checklist, zodat de laatste controles uitgevoerd kunnen worden alvorens de monteur aan het werk gaat. De planners hebben in het planbord real-time inzicht in de status van de opdrachten zodat de planning gedurende de dag waar nodig bijgestuurd kan worden.
De monteurs hebben in hun mobiele applicatie inzicht in alle informatie die is meegekomen vanuit SAP ECC en relevant is voor het afhandelen van de service orders. Zo hebben ze de details van de klant bij de hand en kunnen ze de historie van eerder uitgevoerde opdrachten simpel bekijken.
De kilometers, uitgaven, tijd en tools worden geregistreerd in de mobiele app. Omdat er vaak met meerdere personen aan een opdracht wordt gewerkt is er gekozen voor een group checkout, waarbij degene die de laatste registratie doet de checkout met de klant verzorgt. De geboekte registraties van de collega’s wordt opgehaald en automatisch op de bon van de klant getoond om af te tekenen.
Na afronding van de opdracht worden de boekingen, na een eventuele controle, automatisch geïntegreerd naar de order in SAP ECC. Doordat de digitale boekingen correct doorstromen vanuit het veld naar de SAP ECC backend kan vanuit daar simpel de factuur voor de klant gegenereerd worden.
Implementatie
In samenwerking met IT en de key users van ERIKS is in een periode van 10 weken, via een Agile project aanpak, de pilot oplossing SAP FSM neergezet voor de locatie Alkmaar. Hierbij is de standaard SAP FSM oplossing geïnstalleerd en de integratie met de bestaande SAP CS inrichting opgezet. Daarna is er in 3 sprints van 3 weken de functionaliteit van zowel de planningsoplossing als de mobiele app afgestemd en ingericht, om vervolgens de implementatie en Go Live uit te voeren voor 2 planners en 9 service monteurs.
Gezien het feit dat het gehele project in de Coronatijd heeft plaatsgevonden, is dit alles op afstand uitgevoerd. Mede door de goede samenwerking en communicatie van zowel ERIKS als Ideo heeft dit geleid tot een mooi resultaat en erg tevreden eindgebruikers. Door de goede kennisoverdracht aan de Beheer organisatie, die gedurende het gehele project betrokken was, is de oplossing met succes in beheer genomen en zijn er vrijwel geen issues geweest na Go Live. ERIKS is dermate tevreden dat ze ondertussen begonnen zijn met de voorbereidingen van de uitrol van SAP FSM naar haar overige locaties.
Resultaat/Voordelen
- Verbeterde planningsmogelijkheden met drag-and-drop planbord
- Verbeterde planning door real-time inzicht in job voortgang
- Engineers hebben up-to-date informatie over hun werk en kunnen digitaal hun administratie bijwerken
- Verbeterde veiligheidsprocedures en checklijsten
- Direct delen van service rapportage met de klanten
- Verkorte order-to-cash lead time
;)