In de vorige blog gaven we een introductie van SAP Environment, Health, and Safety – Incident Management. Als vervolg hierop lichten we in dit blog het proces in SAP verder uit, en wordt de functionaliteit uit van de verschillende Fiori applicaties die in het proces van Incident Management gebruikt worden uitgelegd.
Standaardproces
Het proces van Incident Management wordt als een flow weergegeven. Het begint wanneer een incident, bijna-ongeval, of veiligheidsobservatie plaatsvindt. Deze wordt dan door de medewerker gerapporteerd met de allesomvattende ‘Report Incident’ applicatie. In dit initiële rapport wordt in een beknopte vorm vereiste informatie opgegeven zoals wie, wat, waar, en wanneer het incident heeft plaatsgevonden. Daarnaast kan een korte omschrijving worden ingevuld voor eventuele verduidelijking. De gegevens die in dit scherm worden ingevoerd vormen ook de basis voor het zogenaamde “Initial Incident Report”. Deze kunnen altijd later nog teruggevonden worden. Een kenmerk van dit initiële incident rapport is dat het niet aangepast kan worden. Hierdoor heb je altijd duidelijkheid over wat de oorspronkelijke reden was dat het incident is aangemaakt.
Wanneer de basisdata is ingevuld en opgeslagen, wordt het doorgezet naar de verantwoordelijke Safety Manager van de locatie waar het heeft plaatsgevonden. Wie verantwoordelijk is voor de incidenten wordt per locatie bepaald, en kan worden aangepast met de ‘Manage Locations’ app. Naast de rol van Safety Manager kunnen er ook andere rollen worden toegewezen, zoals Supervisor of Corporate Manager.
De persoon die als verantwoordelijke is toegewezen aan het incident, kan het incident uitbreiden door in de ‘Manage Incidents’ app de beschikbare incidenten te openen. In deze applicatie wordt een uitgebreider overzicht gegeven van het incident, zoals betrokken assets, personen, en vrijgekomen stoffen. Ook kan hier de noodzaak van een onderzoek worden aangegeven, en staan rapporten in een apart tabblad weergegeven.
Als alle informatie is aangevuld en gecontroleerd, kan de Safety Manager aangeven wat voor soort onderzoek moet worden uitgevoerd. Hier hebben ze keuze uit een aantal standaard templates die door SAP worden meegeleverd. Voorbeelden hiervan is een Root Cause analysis, maar is het ook mogelijk om een standaard template te customizen. Het creëren van een eigen template en toepassen is daarnaast ook een mogelijkheid. Van het geselecteerde onderzoektemplate kan worden aangegeven welke van de stappen uitgevoerd moeten worden, en wie er verantwoordelijk is per stap.
De stappen die uitgevoerd dienen te worden, zullen dan vervolgens als taak naar de verantwoordelijke persoon worden gestuurd. Deze taken zijn te vinden in de ‘My Inbox – Incident Management’ app. Een goed voorbeeld hiervan is de Root Cause analyse, die gedaan wordt en waarvan de resultaten/conclusies worden genoteerd. Daarnaast is er ook een mogelijkheid tot het aanmaken van een melding, wanneer er een equipment bij het incident betrokken is. Via deze manier is de integratie tussen Incident Management en Plant Maintenance (Asset Management) duidelijk te zien. Later in dit artikel wordt dit verder behandeld.
Op basis van de conclusies van het onderzoek is het vervolgens mogelijk om rapporten op te stellen. Deze kunnen gebaseerd zijn op verschillende templates, zoals bijvoorbeeld OSHA300 rapporten welke wereldwijd gebruikt worden door bedrijven voor externe rapportage van incidenten die over bepaalde tijdsperioden zijn voorgekomen. Het is ook mogelijk om het proces alleen voor interne administratie/rapportage uit te voeren, waar dan eigen relevante onderzoeken voor gedaan kunnen worden.
Link tussen Plant Maintenance en Incident Management
Het verschil tussen een ‘Incident Record’ en een traditionele onderhoudsmelding of order, zit in de manier van rapporteren en het onderzoeksproces dat bij een ‘Incident Record’ aan bod komt. Voor Incident Management ligt de toegevoegde waarde in het meenemen van alle andere factoren naast het betrokken equipment. Zo worden bijvoorbeeld ook de betrokken personen, de verwondingen, vrijgekomen stoffen en benodigde onderzoekmatige vervolgstappen meegenomen in dit proces. Dit maakt het uitgevoerde onderzoek bruikbaar en geschikt voor verplichte rapportage en afhandeling van het incident, bijna-ongeval of veiligheidsobservatie.
Incident Management heeft ook de mogelijkheid tot een bepaalde mate van integratie met Plant Maintenance. Deze integratie kan gebruikt worden om te zoeken naar Equipments en Functieplaatsen en deze kunnen vervolgens worden toegewezen aan het ‘Incident Record’ als equipments, voertuigen of onroerend goed. Als er geen typen zijn gedefinieerd voor een asset kunnen alle Plant Maintenance objecten toegewezen worden aan het ‘Incident Record’, ongeacht het type. Via de Manage Locations applicatie kan data die onderhouden wordt in Plant Maintenance worden geïmporteerd.
Tijdens het verwerken van een incident binnen Incident Management is het mogelijk om onderhoudsmeldingen aan te maken en om processen voor Plant Maintenance-gerelateerde acties te starten die resulteren vanuit het incident. Daarnaast kan financiële data van onderhoudsorders toegevoegd worden aan het ‘Incident Record’. Als er geen toepasbare onderhoudsorder bestaat in PM, dan kan een order aangemaakt worden vanuit de ‘Incident Management’ applicatie.
Meer weten?
Ben je geïnteresseerd in de mogelijkheden van SAP Incident Management voor jouw organisatie? Of wil je graag meer weten over het product? Neem dan contact op met Ideo. We helpen je graag verder!