Profiteer van AI in SAP Document Information Extraction

Dagelijks heb je te maken met veel data, die veelal ongestructureerd is. Dit betekent dat hetzelfde type informatie verschillende formaten kan hebben en niet in een standaard datamodel past. Denk bijvoorbeeld aan een cv of een factuur, waar bedrijven en individuen een eigen draai aan kunnen geven. Hoe de (vaste) componenten van een document genoemd worden en waar ze staan, kan ook per document nog eens verschillen. Daarnaast staat er mogelijk ook informatie in die voor jouw administratie niet relevant is. Je herkent het vast: op de juiste manier administreren is vaak een foutgevoelige en tijdrovende klus.

De oplossing die voor deze problemen steeds populairder wordt is Artificial Intelligence (AI). Ook SAP investeert in AI met onder andere de oplossing Document Information Extraction.

Document Information Extraction is een service op het SAP Business Technology Platform (BTP). Je zet de tool in om informatie uit documenten te halen, zoals bijvoorbeeld een inkooporder, factuur of cv. De informatie uit het document wordt door de inzet van AI opgedeeld in kopgegevens en onderliggende tabellen, zoals verschillende items op een factuur of de vaardigheden op iemands cv.

Het inzetten van Document Information Extraction heeft verschillende voordelen. Door het automatiseren van het uitlezen en verwerken van documenten, kun je meer documenten verwerken in minder tijd. Werknemers hoeven daardoor niet langer handmatige repetitieve taken uit te voeren en kunnen zich focussen op taken waar ze echt waarde toe kunnen voegen. Bovendien is er altijd kans op fouten bij het handmatig verwerken van data. Door het proces te automatiseren, verhoog je automatisch je datakwaliteit.

Als je dieper inzoomt op het automatiseren van het proces rondom Document Information Extraction, dan kun je 3 belangrijke stappen onderscheiden:

• Invoeren: het toewijzen van je documenten voor het automatisch verwerken.
• Extraheren: het gebruik van Generatieve AI en modellen om relevante informatie uit je documenten te halen.
• Verrijken: het verrijken van je data met masterdata door automatische matching.

Het Document Information Extraction-proces kan na deze stappen verder geautomatiseerd worden door het automatisch te verwerken naar het juiste SAP-systeem.

SAP biedt zelf een aantal standaard templates die je kunt inzetten voor het extraheren van onder andere facturen en inkooporders. Daarnaast is het ook mogelijk de aangeleverde templates aan te passen of je eigen templates aan te maken. Voor elk uitgelezen document wordt met kleuren aangegeven hoe zeker de AI is van de toewijzing van waardes aan de velden. Op deze manier krijg je overzicht in hoe verschillende documenten uitgelezen worden en ook kun je het template trainen om de informatie beter uit te lezen.

Om het verwerkingsproces van een factuur volledig te automatiseren, kun je de Document Information Extraction-service activeren in SAP Build Process Automation. Daarna kun je verschillende activiteiten, gerelateerd aan het extraheren en verrijken van data, in je workflow verwerken.

Binnen de workflow kun je ook een API aanroepen om de data naar het gewenste SAP-systeem te verwerken. Vanaf hier kan het bijvoorbeeld ook integreren met XFT Invoice Manager voor verdere verwerking binnen je SAP-systeem.

AI gaat de komende jaren een steeds belangrijkere rol spelen binnen bedrijven en IT-organisaties. Of het nu gaat om het automatiseren van taken, analytische inzichten op basis van data of het genereren van applicaties. Er zijn talloze andere toepassingen voor AI. Als je relevant wilt blijven, kun je er dus (bijna) niet meer omheen. Ook bij Ideo blijven we de nieuwste technologieën van SAP op het gebied van AI volgen. 

Wil je meer weten over het automatisch uitlezen en verwerken van documenten, zoals facturen, of ben je geïnteresseerd in specifieke oplossingen zoals Document Information Extraction of XFT Invoice Manager? Neem contact op met onze mensen, zij helpen je graag verder.