XFT-release: nieuwe oplossingen voor procesoptimalisatie in “Run4S4”

Begin 2024 kondigde onze partner XFT de nieuwste release aan van hun software voor procesoptimalisatie: de “Run4S4” 6.00 release. Dit is niet zomaar een upgrade: de hele oplossingen-suite is herzien en geoptimaliseerd voor de laatste SAP S/4HANA releases, onder andere door nieuwe Fiori-apps.

Denk aan verbeteringen voor het verwerken van binnenkomende facturen, het genereren van een totaaloverzicht van asset-data en de inzet van AI. In dit blog-item lichten we de belangrijkste updates toe:

In de Run4S4-updates zijn verschillende features hernieuwd. Hieronder lichten we de verbeteringen toe:

Asset 360 Manager

Eén van de sterke eigenschappen van de Asset 360 Manager, is dat deze automatisch geüpdatet wordt met de relevante gegevens van je asset. Na deze update kun je nu ook handmatig ad-hoc procesinformatie toevoegen aan het overzicht. Denk aan meldingen, orders, leveranciers, klanten etc. Ook is het opslaan van documenten verbeterd.

XFT Contractmanager

In de XFT contractmanager is de koppeling van contractobjecten met verkoopdocumenten en WBS-elementen uitgebreid. Daarnaast is het mogelijk om contracten aan te maken met een ander contract als sjabloon. Ook is de termijnbewaking verbeterd. Als de deadline verstrijkt, kan de contractstatus bijvoorbeeld automatisch worden aangepast. Tot slot is de integratie van contractgegevens in e-mailsjablonen geoptimaliseerd.

XFT Invoice Manager

In de XFT Invoice Manager is de functionaliteit voor elektronische facturen/e-facturen verbeterd. De oplossing begrijpt nu diverse e-factuur-standaarden, ook internationaal. Er is een infrastructuur gecreëerd voor het ontvangen van facturen via toegangspunten van partnerbedrijven uit netwerken zoals PEPPOL of nationale portalen.

Daarnaast is er een aparte Fiori-app ontwikkeld voor het afhandelen van declaraties en reiskosten. De app kan op elk apparaat gebruikt worden om gemakkelijk kosten te declareren. Meer details hierover zijn te lezen dit artikel. De Invoice Manager kan deze vervolgens verwerken.

XFT Quality Control for Samples

Voor productiebedrijven is een goede kwaliteitscontrole van groot belang. Met de “Quality Control for Samples” oplossing van XFT kun je een bemonstering uitvoeren die aan alle standaardvereisten voldoet (bv. de US-standard “Production Part Approval Process” (PPAP)). De monsterdocumenten worden automatisch aangemaakt en vervolgens kun je deze delen met leveranciers. Daardoor kun je sneller en productiever werken terwijl je ondertussen je volledige kwaliteitsmanagement-proces documenteert.

Na de RUN4S4-update kun je met de nieuwe Fiori-apps ook voorbladgegevens vastleggen volgens de ingestelde standaard en ook kun je de KPI’s van de bemonsteringsprocessen inzien. Daarnaast ondersteunt de oplossing hybride samenwerkingsscenario’s voor gegevens- en documentuitwisseling met leveranciers. Dit gebeurt via de SAP BTP Cloud.

XFT Workflow Oplossing (Compliance Cycle)

De workflow-oplossing van XFT (Compliance Cycle) (lees ook: “Je dagelijkse taken nog makkelijker uitvoeren met XFT workflow management”) is een uitgebreide workflow-oplossing. In de nieuwe release 6.00 is het mogelijk om Workflow-cyclussen aan te maken via Fiori-apps. Door de modulair opgezette applicatie, kun je deze snel en gemakkelijk aanmaken. Als gebruiker krijg je bovendien alleen relevante invoeropties te zien.

Verder kunnen documenten in deze release gemakkelijk weergegeven worden, ongeacht het type document als Excel of Word. Omdat documenten meteen omgezet worden in een PDF-document, kun je workflows in elke browser op dezelfde manier afhandelen.

AI in XFT

XFT gaat ook AI inzetten, bijvoorbeeld voor het genereren van document-samenvattingen en abstracties. Zo kun je samenvattingen genereren van lange documenten die vervolgens tot beknopte formats worden gecomprimeerd zonder essentiële informatie te verliezen. Denk ook aan ondersteuning bij het zoeken naar de juiste documenten, gebaseerd op context, betekenis en intentie van het document.

Ook gaat XFT AI inzetten voor automatische factuur-classificatie. Facturen worden straks systematisch gecategoriseerd op basis van specifieke criteria zoals type, status, afdeling, kosten, categorie of een ander relevant attribuut. Zo kun je facturen via de Invoice Manager nog makkelijker verwerken.

Deze release heeft specifiek betrekking op de nieuwste S/4HANA-versie en die daarna. Deze 6.00 release wordt ondersteund tot zeker 2030. Als je oudere SAP-versies inzet, kun je de vorige XFT-release (5.10) nog gewoon inzetten.

Wil je meer weten over de XFT-software voor procesoptimalisatie of de nieuwste features inzetten? Neem vrijblijvend contact op met onze mensen. Zij helpen je graag verder.