Asset Management in SAP S/4HANA

In S/4HANA, ook wel de digital core genoemd, is S/4HANA Enterprise Management een verzameling van modules waar Asset Management deel van uitmaakt.

SAP S/4HANA Enterprise Management

SAP S/4HANA Enterprise Management kan on-premise of in de cloud worden uitgevoerd. SAP S/4HANA Asset Management bevat vergelijkbare functionaliteit als SAP ECC Enterprise Asset Management en bestaat uit de volgende onderdelen:

Onderdelen SAP S/4HANA Asset Management

S/4HANA geeft je de tools om jouw asset-stamdata te beheren en up-to-date te houden. Net als in SAP ECC zorgen onderhoudsplannen voor een periodieke afroep van onderhoudsorders om uw assets in optimale staat te behouden. Naast periodiek-onderhoud kun je predictive maintenance gebruiken om real-time statusinformatie en trends te bekijken.

De geleverde functionaliteit zal voor de gebruiker ontsloten worden door middel van de Fiori Launchpad. Daarnaast worden de gebruikelijke tools zoals de Netweaver Business Client ondersteund, en kan functionaliteit middels Webdynpro’s en Floorplan Manager applicaties worden ontsloten.

SAP Procurement Overview Page

Fiori Launchpad

Eén van de speerpunten van S/4HANA is rolgebaseerd werken via het Fiori Launchpad. Het Fiori Launchpad wordt gepositioneerd als het nieuw startpunt voor de SAP eindgebruikers. Van daaruit ziet de medewerker enkel de functionaliteiten die voor hem of haar relevant zijn in de vorm van ‘tegels’.

In versie 1610 van S/4HANA is ook Asset Management opgenomen. De UI is volledig geharmoniseerd, zodat de gebruiker overal dezelfde ‘look and feel’ ervaart. Onderstaand zie je alvast een kleine selectie uit de totale set van Asset Management functionaliteiten die in het Fiori Launchpad beschikbaar zijn.

Fiori Launchpad

Request Maintenance

In jouw service- en onderhoudsproces is de melder verantwoordelijk voor het melden van bijvoorbeeld een storing. De melder kan via de nieuwe app ‘Request Maintenance’ eenvoudig een onderhoudsverzoek aanmaken.

Het mooie aan deze app is dat hij zowel via een laptop als via een mobiel apparaat te benaderen is. Het responsive karakter van de app zorgt ervoor dat hij zich aanpast aan de afmetingen van het scherm. De gebruiker kan voor beide situaties simpelweg zijn Fiori Launchpad benaderen.

Met behulp van snelle zoekfilters is het mogelijk om een technisch object te koppelen aan de melding. Uiteraard kan de melder details opgeven in de vorm van een omschrijving, lange tekst en de locatie. Een hele stap vooruit is het snel kunnen toevoegen van foto’s. De app herkent direct dat een mobiel apparaat wordt gebruikt en biedt standaard de foto mogelijkheden van het mobiele apparaat aan.

Onderhoud aanvragen via app

Monitor Maintenance Requests

Na het aanmaken van het onderhoudsverzoek kan de app ‘Monitor Maintenance Requests’ gebruikt worden om meldingen op te zoeken en uit te lijsten. In deze app kan gebruik worden gemaakt van krachtige filter- en zoekmogelijkheden. De mogelijkheden in de mobiele app zijn hetzelfde als op een laptop. De app biedt dus volledige functionaliteit en is daarmee geen afgeslankte versie.

Na het uitlijsten van de gewenste meldingen, kan de gewenste weergave worden aangepast en heeft de gebruiker de mogelijkheid om de melding aan te passen (door bijvoorbeeld nog een foto toe te voegen).

De hele organisatie kan met deze twee applicaties eenvoudig helpen bij het rapporteren van incidenten en het melden van storingen.

Monitoren onderhoudsmeldingen

Informatiecentrum voor orders en meldingen

Als werkvoorbereider heb je overzicht in alle orders en meldingen met behulp van de app “Informatiecentrum Orders en meldingen”. Deze Fiori-app toont orders en meldingen gefilterd naar jouw persoonlijke wens.

Informatiecentrum orders en meldingen

Een eerder gemaakte storingsmelding of onderhoudsverzoek kan worden beoordeeld op criteria zoals de omschrijving en nadere toelichting in de melding. Een besluit om de melding te sluiten of een order voor de melding aan te maken, kan direct vanuit dit scherm worden uitgevoerd.

Order bij melding creëren

Algemene gegevens, maar bijvoorbeeld ook specifieke taakgegevens, kunnen waar nodig worden aangevuld. Ook is deze app responsive en beschikbaar op een smartphone, tablet of desktop. Bovenstaande schermafbeeldingen laten een desktop layout zien.

Planning in S/4HANA

SAP MRS is ook beschikbaar in S/4HANA, waarmee aangemaakte orders kunnen worden ingepland. SAP MRS for S/4HANA bevat alle functionaliteit die je gewend bent van de huidige ECC versie. En SAP MRS for S/4HANA is volop in ontwikkeling.

SAP MRS S/4HANA

Fiori Launchpad

Een van de speerpunten van S/4HANA is rol-gebaseerd werken via het Fiori Launchpad. Het Fiori Launchpad wordt gepositioneerd als hét nieuwe startpunt voor de eindgebruikers. Van daaruit ziet de medewerker enkel de functionaliteiten die voor hem of haar relevant zijn in de vorm van ‘tegels’.

In versie 1610 van S/4HANA is ook Asset Management opgenomen. De UI is volledig geharmoniseerd, zodat de gebruiker overal dezelfde ‘look and feel’ ervaart. Hieronder zie je alvast een kleine selectie van Asset Management functionaliteiten die in het Fiori Launchpad beschikbaar zijn.

Fiori Launchpad

Fiori Launchpad

Als onderhoudsmedewerker heb je in het Fiori Launchpad toegang tot alle relevante Fiori- en web-applicaties. Door gebruik te maken van deze applicaties kan de onderhoudsmedewerker eenvoudig zijn gewerkte uren en verbruikte materialen terugmelden. Hieronder wordt een aantal functionaliteiten getoond die het voor de onderhoudsmedewerker gemakkelijk maken zijn werk uit te voeren.

Job list

De onderhoudsmedewerker kan in onderstaande applicatie een overzicht van ingeplande opdrachten inzien. Deze werkzaamheden zijn ingepland op jou als gebruiker. Naast een overzicht kun je vanuit deze lijst ook eenvoudig navigeren naar de inhoud van de af te handelen taken. Daarnaast is de werkbon in PDF-vorm op te roepen of kun je de taak aan een collega toewijzen.

Impressie takenlijst

Informatie Technisch object

Voor een onderhoudsmedewerker is het van belang dat hij de informatie van het object waarop het onderhoud uitgevoerd moet worden, snel bij de hand heeft. Met de ‘Display Technical Object’ app heeft hij op ieder device toegang tot de gegevens van het technische object. Voor uitgebreidere informatie is de ‘Asset Viewer’ (X) een uitkomst. In de Asset Viewer heb je toegang tot historie en gerelateerde objecten vanuit het technische object. De Asset Viewer geeft inzicht in o.a. orders, meldingen, PO afroepen, documenten en vergunningen. Hierdoor weet de onderhoudsmedewerker direct welke andere werkzaamheden of meldingen er open staan.

Impressie Asset Viewer

Terugmelding onderhoudsorder

De applicatie “Confirm Jobs” biedt de mogelijkheid om uren en materialen terug te melden. Hiernaast kan de “My Timesheet” app een uitkomst bieden. Deze applicaties zorgen ervoor dat de teruggemelde uren direct verwerkt kunnen worden in SAP.

Fiori Launchpad

Als teamleider is het onder meer van belang om inzicht te hebben in de hoeveelheid werk, de beschikbare capaciteit en gewerkte uren van het team. We laten je zien hoe SAP S/4HANA al deze zaken ondersteunt vanuit het Fiori Launchpad. Dit launchpad biedt een centrale plek van waaruit de informatie snel en mooi wordt weergegeven.

KPI Tegels

SAP S/4HANA biedt standaard tools waarmee razendsnel een eigen ‘KPI tegel’ aangemaakt kan worden. Een dergelijke tegel toont real-time informatie in één oogopslag, zodat bijvoorbeeld direct het aantal open orders per vestiging is in te zien. In onderstaand screenshot zie je een voorbeeld hiervan. Als de tegel wordt aangeklikt wordt er detailinformatie getoond, welke met behulp van slimme selecties en grafieken naar wens kan worden weergegeven.

KPI tegel: Real-time informatie in één oogopslag

Detailinformatie KPI tegel

Capaciteit

Wanneer SAP MRS als planningstool wordt gebruikt, dan is er een nieuwe Fiori applicatie die inzicht geeft in de capaciteit van de onderhoudsteams. Op basis van de hoeveelheid werk en de beschikbaarheid van de medewerkers wordt de bezetting weergegeven. Zo kan een teamleader snel handelen bij een dreigend tekort – of overschot – aan capaciteit.

Fiori applicatie

Urenverantwoording

Rondom de urenverantwoording van het onderhoudsteam kan de “Approve Timesheet” app uitkomst bieden. Deze applicatie helpt de teamleider bij het goedkeuren, corrigeren en afwijzen van de tijdregistratie van de onderhoudsmedewerkers. Eenmaal ingericht is ook deze app centraal beschikbaar op het Fiori Launchpad.

Fiori Launchpad – Approve Timesheet app

Fiori Launchpad

Het management heeft behoefte aan eenduidige rapportages die helpen bij de besluitvorming en tooling die routinewerkzaamheden snel en correct helpen afhandelen. Voor de manager wordt het startscherm – het Fiori launchpad – voorzien van ‘tegeltjes’, specifiek voor het opstarten van de voor hen belangrijke administratieve handelingen. Door deze tegels te voorzien van KPI-gegevens is in een oogopslag duidelijk welke handelingen er aandacht verdienen.

Belangrijke KPI-gegevens

Workflow approvals

De manager is vaak eindverantwoordelijk in een workflow keten. Het goedkeuren van budgetten, urenstaten, inkoopopdrachten en contracten zijn routinematige handelingen die eenvoudig afgehandeld moeten kunnen worden. S/4HANA voorziet hierin door bijvoorbeeld de apps te voorzien van functionaliteit voor een groepsgewijze afhandeling. In onderstaande hoofdstukken gaan we kort in op enkele ‘approval-apps’.

Timesheet goedkeuren

Een urenstaat goedkeuren is in de Approve Timesheet app een stuk eenvoudiger. Uiteraard kunnen individuele urenstaten goedgekeurd worden, maar het kan voortaan ook voor een heel team. Eventuele afwijkingen zijn snel zichtbaar zodat deze uitzonderingen snel afgehandeld kunnen worden.

Reiskosten declaraties

Het goedkeuren van reiskostendeclaraties gaat gemakkelijk via de Approve Travel Expenses app. De declaraties die door de werknemers zijn ingevuld, kunnen snel bekeken en afgehandeld worden. Overigens is het ook mogelijk om reisverzoeken te accorderen via een Fiori app. Door de duidelijke layout en het vroegtijdige signaal dat er verzoeken klaar staan ter goedkeuring, kan afhandeling snel plaatsvinden. De medewerker dient hierdoor niet nodeloos lang te wachten op goedkeuring.

Het totale beschikbare reisbudget wordt bewaakt vanuit de ‘My Budget’ app. Door kostenelement ‘Reizen’ te kiezen wordt de budgetstand weergegeven.

Purchase orders goedkeuren

Inkoopopdrachten kunnen in SAP gelimiteerd worden op basis van een maximaal bedrag op de inkoopopdracht. De inkoopopdrachten die goedkeuring vereisen worden doorgezet naar de verantwoordelijke manager. Ook deze app is weer ‘responsive’. De app layout plooit zich naar het device waarop de app gebruikt wordt. Het goedkeuren van een inkoopopdracht kan daarmee op elk gewenst plaatsvinden.

Goedkeuren inkoopopdrachten in SAP

Rapportages

Naast workflow-achtige handelingen is er ook doorlopend behoefte aan eenduidige overzichten van budgetten, uitgaves en bezettingsgraden. Rapportages waarin snel duidelijk wordt waar bijsturing nodig is. De ‘My budget’ app kwam al even aan bod. Management rapportages over de actuele stand van uitgaven kunnen in S/4HANA ook met behulp van de Fiori app ‘My Spend’ weergegeven worden. De gewenste verschillende organisatorische groeperingen worden grafisch weergeven als blokken. Met een kleurindicatie wordt bijvoorbeeld een overspend weergegeven.

Rapportage My Spend in SAP

Deze weergave geeft een snel en duidelijk inzicht in de actuele stand van zaken. De manager krijgt gedetailleerde budget- en uitgave informatie door een blok te selecteren. De weergave kan verder ingedikt worden op een gewenste tijdsperiode zoals een kwartaal, een aantal maanden of een fiscaal jaar.