S/4HANA-transitie: vijf grondregels voor succes

Soms is het lastig de potentie van iets in te zien, vooral als je geen flauw benul hebt van welke wereld er uiteindelijk voor je open zal gaan. Denk aan de overgang van de ouderwetse bedrade telefoon naar de gsm en aan de overgang van de mobiele telefoon “om mee te bellen” naar de overgang tot de mobiele telefoon als complete zakcomputer. De S/4HANA-transitie is net zo’n revolutie.

In dit artikel lichten we in de vorm van “vijf grondregels voor succes” toe hoe je best practices in S/4HANA implementeert, waarom er voor wendbaarheid een andere mindset nodig is over systeem- en applicatiebeheer, waarom procesoptimalisatie de belangrijkste drijfveer voor een S/4HANA-transitie zou moeten zijn en wat hiervoor de randvoorwaarden zijn.

Een S/4HANA-transitie is, in combinatie met SAP BTP en cloudoplossingen, uiteindelijk de enige manier om je organisatie en service- en onderhoudsprocessen te innoveren, te optimaliseren en zo klaar te zijn voor de toekomst. Hieronder lichten we de vijf grondregels voor een succesvolle S/4HANA-transitie toe:

Allereerst is het goed te bekijken waarom je oude ERP-systeem niet meer voldoet. Dat komt omdat je met je oude ERP eigenlijk geen mogelijkheden voor innovatie en transformatie hebt. Het systeem doet waarvoor het oorspronkelijk is ontworpen, maar het is vaak lastig om op marktveranderingen in te spelen. Dit botst met hedendaagse eisen en wensen van ieder bedrijf om meer flexibel en wendbaar te zijn. 

Daarnaast gaat ook een “lift-and-shift” van het huidige ERP-systeem op dit gebied weinig brengen. Het levert alleen hetzelfde rigide systeem op een ander platform, meestal veroorzaakt door een hoop maatwerk. Er is dus een andere denkwijze nodig over hoe je applicaties en systemen beheert. Deze nieuwe benadering is een noodzakelijke randvoorwaarde voor een succesvolle transitie.

Als je goed voorbereid wilt zijn op de toekomst, is het zaak te migreren naar de SAP cloud-oplossing S/4HANA. Hieronder lichten we vijf grondregels toe voor een succesvolle S/4HANA-transitie:

Grondregel 1: Waarborg robuustheid en stabiliteit van best practices in S/4HANA

Stel wat zich heeft bewezen, snel in werking. Best practices is de verzameling van alle bedrijfsprocessen zoals bedrijven over de hele wereld deze uitvoeren. Het gaat hier om de reguliere processen binnen een onderneming waarvoor hetzelfde standaardproces nodig is, bijvoorbeeld Verkoop, Productie, Logistiek, Inkoop etc. Het zijn noodzakelijke processen die als “ruggengraat” van je organisatie dienen en die nauwelijks onderscheidend vermogen bieden. S/4HANA is een ERP-applicatie waarin deze best practices voorgeconfigureerd zijn, waardoor je deze snel kunt implementeren. Daarmee is de ruggengraat, oftewel de backbone van het IT-landschap, een feit. Wat goed is en weinig verandert, moet je zo houden.

Keep-the-Core-Clean is een concept dat de bovengenoemde ruggengraat stevig houdt. Omdat in de core voornamelijk standaardprocessen zitten, kunnen de verbeteringen gemakkelijk gevolgd worden door het upgradebeleid van SAP. Het nadeel: maatwerk in deze processen blokkeert upgrades, waardoor het verbeterpotentieel op dit niveau achteruitgaat. De TCO (Total Cost of Ownership) van het IT-systeem gaat omhoog, terwijl deze processen businesswise geen extra waarde in de markt creëren. Daarmee komen we bij de volgende grondregel, want uiteindelijk wil je juist zoveel mogelijk businesswaarde uit IT-applicaties genereren en de TCO zo laag mogelijk houden.

Grondregel 2: Voor wendbaarheid is een andere denkwijze over systeem- en applicatiebeheer nodig

Wil je wendbaar blijven, dan is er dus een andere denkwijze over systeem- en applicatiebeheer nodig. Deze nieuwe mindset richt zich op een modulaire benadering van IT-applicaties, waarin businessprocessen het uitgangspunt zijn. Sommige processen, zoals hierboven benoemd, zijn dus gemeengoed en worden bij elk bedrijf hetzelfde uitgevoerd. Deze processen worden gekenmerkt door een hoge mate van standaardisatie en veranderen nauwelijks. 

Aan het andere einde van het spectrum vind je de bedrijfsprocessen die minder gestandaardiseerd zijn. Dit zijn differentiërende en innovatieve processen waarmee je een concurrerende positie op kunt bouwen, bijvoorbeeld cloudoplossingen zoals Customer Relations Management (CRM) en Augmented Reality (AR) binnen service en de Asset Performance Management applicatie binnen onderhoud.

Door applicaties als modules te beschouwen, kun je deze classificeren als standaard, differentiërend of innovatief.  Door deze modulaire denkwijze kun je als bedrijf vervolgens de juiste keuzes te maken in aanschaf en beheer van IT-applicaties.

Grondregel 3: Door de inzet van SAP BTP ben je flexibel en realiseer je onderscheidende businessprocessen

Procesoptimalisatie, bijvoorbeeld op het gebied van service & asset management, is dus een belangrijke randvoorwaarde voor een succesvolle transitie. Wil je businessprocessen gaan optimaliseren, dan zet je daarvoor het SAP Business Technology Platform (SAP BTP) in. Daarop kun je namelijk buiten de core om bestaande applicaties te connecteren (integreren) en aan te passen (uitbreiding) of nieuwe applicaties bouwen (zelfbouw). 

Dit zijn de voordelen van SAP BTP:

Eenvoudige integratie creëert flexibiliteit 

Integratie binnen SAP BTP, biedt de mogelijkheid om andere applicaties en systemen te kunnen connecteren en te laten samenwerken met bestaande systemen en applicaties. Want waarom zelf bouwen als IT-leveranciers, SAP en derden over applicaties beschikken die hun waarde al hebben bewezen in een bepaalde industriesector of line-of-business? In BTP zit tooling om connecties tussen systemen eenvoudig op te zetten en te onderhouden. Het is een sterk integratieplatform.

In control bij klant-specifieke aanpassingen 

Aanpasbaarheid kan noodzakelijk zijn als bepaalde applicaties voor een gedeelte moeten worden aangepast, omdat deze net niet aan de behoeften voldoen. Belangrijk is daarbij dat je de standaardfunctionaliteit scheidt van de uitbreiding. Daarmee profiteer je maximaal van de upgrades van de desbetreffende software-leverancier, waardoor je van het maatwerk gebruik kunt blijven maken.

Daar waar nodig, snel kunnen ontwikkelen 

Zelfbouw heeft betrekking op het gemakkelijk bouwen van vriendelijke apps in de cloud. Sommige functionaliteiten zijn niet op de markt beschikbaar of je wilt deze geheimhouden om jezelf daarmee te onderscheiden of een voorsprong op de markt te creëren. Dan is zelf bouwen gerechtvaardigd. De low-code en no-code tools op SAP BTP, geven je de mogelijkheid om snel nieuwe apps te bouwen. Dieptekennis van programmeren wordt daarmee steeds verder geëlimineerd.

Grondregel 4: Procesoptimalisatie is de voornaamste drijfveer voor een S/4HANA-transitie

 Een herstructurering van het huidige systeem en nieuwe applicaties, is dus de randvoorwaarde voor het verder optimaliseren van businessprocessen. Je kunt processen op vier verschillende gebieden optimaliseren. Hieronder lichten we die vier gebieden toe:

Automatisering van routines 

Het automatiseren van routinematige stappen, maakt een proces sneller. Bovendien kunnen medewerkers op deze manier voor andere, nuttigere zaken worden ingezet. Het gebruik  van kunstmatige intelligentie elimineert de routinematige handelingen door medewerkers. Verder kunnen handmatige acties worden afgevangen in automatische workflows waarin slechts in speciale gevallen een interventie van medewerkers nodig is. AI kan systemen en processtappen bovendien monitoren waardoor afwijkingen alleen aan medewerkers worden gepresenteerd om op te lossen. 

Samenwerking in de waardeketen 

Digitaal connecteren van processen met businesspartners verhoogt de flexibiliteit en de efficiency in de procesafhandeling in de totale waardeketen. Door systemen van businesspartners te integreren, vindt er een betere afstemming plaats tussen leveranciers en klanten. Hierdoor kan men sneller anticiperen op elkaar en worden verspillingen gereduceerd. 

Modernisering en innovatie 

Verdere interne automatisering van geïsoleerde of innovatieve bedrijfsprocessen, vergroot de effectiviteit en efficiëntie. Geïsoleerde bedrijfsprocessen (bijvoorbeeld Asset Performance Management), zijn meestal processen die minder frequent voorkomen. Geen mainstream, maar ze zijn vaak wel van tactisch of strategisch belang. Denk aan bijvoorbeeld planningen en risicobeoordelingen. Bedrijven gebruiken vaak een spreadsheet of losstaande applicatie waarvan een integratie met de operationele processen ontbreekt. Het overnemen of terugkoppelen van data is niet mogelijk, of is een bewerkelijk proces.

Data-integriteit en -betrouwbaarheid, betere analyses en nieuwe inzichten

Data is een essentieel onderdeel binnen een businessproces, omdat iedere processtap is gebaseerd op informatie die de medewerker nodig heeft. Data an sich is namelijk nog geen bruikbare informatie voor de medewerker. Doordat systemen nu gemakkelijk te integreren zijn, wordt de frequentie en de hoeveelheid van data gigantisch hoog (dit wordt ook wel “big data” genoemd). Kunstmatige intelligentie (AI) helpt om deze data te structureren en zelfs om patronen te herkennen om deze data tot bruikbare en zinvolle informatie te transformeren. Een proces verloopt daarnaast optimaler wanneer data integer en betrouwbaar is. Data-integriteit wordt verhoogd wanneer de masterdata-governance goed is opgezet. Het is daarbij belangrijk één bron van waarheid te hanteren (one-domain model) samengevoegd uit verschillende systemen. Door workflows kun je de nauwkeurigheid van data waarborgen en beheren. Verder zijn er tegenwoordig allerlei tools, dashboarding en visualisaties beschikbaar om de data voor de medewerker op een overzichtelijke manier te presenteren.

Grondregel 5: Betrek een specialistische partij voor een succesvolle businesstransformatie

De modulaire benadering van IT-applicaties, betekent dus een verschuiving in het nadenken over wat standaard is en wat bedrijfsspecifiek is. Daardoor kun je als bedrijf beter anticiperen op veranderingen in de maatschappij en in de markt. Omdat de transitie naar S/4HANA dus een businesstransformatie en geen IT-transformatie is, ga je liefst op zoek naar een specialist die zowel business- als IT-kennis heeft en ook samen kan werken met specialisten op andere domeinen. Voorkom stagnatie en streef naar een succesvolle S/4HANA-transitie. Onderzoek alvast samen met een specialist hoe je je service & assetmanagement-processen optimaliseert.