SAP RSH planningssoftware: een slimme zet voor onderhoudsorganisaties

Als onderhoudsafdeling wil je je werkzaamheden zo efficiënt mogelijk inplannen en in control blijven door overzicht en inzicht. Als je op het juiste moment en met de juiste resources werkzaamheden uitvoert, garandeer je een maximale uptime van assets. Als planner ben je (mede)-verantwoordelijk voor het voorbereiden en inplannen van werkzaamheden. Een gebruiksvriendelijke tool die deze processen op een slimme manier ondersteunt, levert veel productiviteitswinst en optimalisatie op.

In 2015 introduceerde SAP de Resource Scheduling oplossing voor SAP S/4HANA (RSH), die steeds verder doorontwikkeld wordt. De voorganger, SAP Multi Resource Scheduling (MRS), kan nog worden ingezet door organisaties die ECC, S/4HANA On Premise of S/4HANA Private Cloud inzetten. Nu het einde van ECC in zicht komt, stappen veel organisaties over naar S/4HANA en daarmee ook naar de nieuwe planningsoplossing RSH.

Wat is RSH precies, wat is het verschil met MRS, wat kun je met RSH, hoe implementeer je deze oplossing en wat voor licentie is er voor nodig? In dit artikel geven we antwoord op deze veelgestelde vragen.

Wat zijn de verschillen tussen MRS en RSH? Allereerst: voor MRS moet er eerst aardig wat customizing plaatsvinden en RSH werkt ‘out-of-the-box’. Dat betekent dat de planner na installatie van de juiste release meteen aan de slag kan met het plannen van de werkorders, natuurlijk nadat de juiste rollen aan de gebruikers gekoppeld zijn.

MRS is daarnaast voornamelijk transactiegestuurd, grafisch veel minder sterk en naadloos navigeren tussen de verschillende applicatieonderdelen is niet echt mogelijk. RSH daarentegen is een stuk gebruikersvriendelijker. SAP voegt namelijk steeds fraaiere, nieuwe Fiori-applicaties toe aan S/4HANA-software. Deze applicaties ondersteunen de planner bij het hele planningsproces van begin tot einde. Zo beschikt de tool over een mooie dashboardapplicatie, waar je als planner een soort van 360 graden-view hebt. Vanuit dit dashboard kun je gemakkelijk navigeren naar orders, werkplekken en planningsoverzichten.

MRS is ook slechts een add-on op ECC en S/4HANA, alleen beschikbaar in een On Premise installatie. Ook werkt de volledige versie van MRS niet in de web based Fiori-omgeving, waardoor je altijd een SAP GUI moet gebruiken. Je kunt MRS wel nog tot 2030 in S/4HANA inzetten, behalve in de Private Cloud-editie.

De nieuwe RSH-software daarentegen is zowel On Premise als in de Cloud beschikbaar binnen S/4HANA. RSH is daarmee echt een onderdeel van SAP S/4HANA. Door de integratie kun je ook gemakkelijk andere mogelijkheden van het HANA-platform als Analytics en Artificial Intelligence inzetten.

Goed om hier nog even apart op in te gaan, want met RSH is resource-centric plannen niet mogelijk. In MRS kun je resourceplanning wel op persoonlijk niveau laten plaatsvinden. Binnen dit zogenaamde resource-centric plannen, spelen werkplekken en assets een ondergeschikte rol. MRS is daarmee een uitgebreidere resource-planningstool, niet specifiek voor capaciteitsplanning.

RSH is juist voornamelijk geschikt voor capaciteitsplanning op werkplekniveau en maintenance-centric planning. Zo kun je na het inplannen van werkplekken wel personen aan operaties toewijzen, maar het onderhoud staat hier juist centraal en niet de resource. Dit maakt RSH voor onderhoudsintensieve processen beter geschikt dan MRS. 

Als je een service- en onderhoudsbedrijf bent met (heel) veel monteurs op de weg en dus een complexe routeplanning, reistijden en meerdere klussen op een dag, dan adviseren wij SAP FSM in te zetten in combinatie met SAP S/4HANA. Hier is RSH veel minder geschikt voor.

RSH bestaat uit een aantal Fiori-apps die ontworpen zijn voor het optimaliseren van het onderhoudsplanningsproces. Deze apps bieden ondersteuning bij verschillende werkzaamheden, zoals het inplannen van onderhoud, het beheren van planningen en het opstellen van diverse schema’s. Denk hierbij aan preventieve onderhoudsschema’s, storingsonderhoudsschema’s en planningsschema’s voor periodieke inspecties.

Dashboard

Eerst zoomen we in op de Resource Scheduling for Maintenance Planners Application. Dit dashboard is de nieuwe startpagina voor de planner. Het geeft een mooi overzicht en samenvatting van de actuele orders, de verantwoordelijke werkplekken en de bijbehorende orderstatussen. Vanuit dit overzicht kan de planner meteen navigeren naar relevante planningsdetails, die in andere Fiori-applicaties weergegeven worden.

Capaciteit

Via het dashboard kun je als planner met één klik de beschikbare capaciteit van werkplekken inzien en deze op verschillende manieren grafisch weergeven. De Manage Work Center Utilization application geeft de capaciteit en de bezetting weer en je kunt hier gemakkelijk aanpassingen in de capaciteit voor de beschikbare werkplekken doorvoeren.

Planbord

De Maintenance Scheduling Board application geeft geselecteerde onderhoudsorders grafisch weer op een Gantt-chart. Op deze tijdlijn zijn orders en hun operaties zichtbaar en tegelijkertijd kun je ook de bezetting van de bijbehorende werkplekken in hetzelfde scherm van deze applicatie zien. Via het planbord kun je één of meerdere orders en/of operaties selecteren en eventueel verschuiven over het planboard. Je kunt ook relaties tussen orders en/of orderoperaties laten zien, waardoor je de planning van orders visueel kunt laten weergeven.

Schedules

Bij het voorbereiden van een planning ondersteunt RSH de planner met zogenaamde “Schedules”. Hiervoor gebruik je de Manage Schedules application. Dit is een nieuwe functionaliteit waarmee de planner een selectie van orders kan bundelen (bucketing). Deze orders hebben bijvoorbeeld dezelfde periode voor de uitvoering, dezelfde prioriteit, dezelfde status en zijn van hetzelfde type. Vervolgens kan de planner binnen een Schedule verschillende versies van planningen simuleren. Voor iedere simulatie krijgt de planner inzicht in de capaciteitsbezetting. Je kunt de planning vervolgens nog bijstellen.

Zo kun je ook een Schedule delen met bijvoorbeeld collega-planners en productieplanners zodat zij hun eigen planningen hierop kunnen afstemmen. Ze kunnen je gedeelde Schedule beoordelen, eventuele opmerkingen achterlaten en de planning vervolgens bevestigen. Door deze samenwerking ontstaat dus de meest optimale planning. De nieuwe applicatie Manage Schedules – For Review application ondersteunt dit proces.

Dispatchen

In een later stadium dispatch je de orders. Daarmee krijgen ze een vaste startdatum voor uitvoering en ook wordt het Schedule ‘bevroren’. Dit gebeurt in het Maintenance Scheduling Board. Zoals eerder aangegeven kun je de capaciteit van de werkplekken gemakkelijk aanpassen voor het creëren van de meest optimale planning. Het voordeel van dit overzicht is de integratie van het planboard met de SAP-backend. Zo kun je meteen naar de orderdetails in SAP navigeren en daar de noodzakelijke wijzigingen aanbrengen. Vanuit het planbord kun je ook meteen personen aan orderoperaties toewijzen en deze toewijzingen gelijk opslaan. Het systeem controleert op dat moment of de betreffende personen aan het werkplan van de operatie gekoppeld zijn.

Gepland versus werkelijk

Door de Manage Schedules Application, kun je uitvoering van orders monitoren, zodat inzicht ontstaat in gepland werk versus uitgevoerd werk. Bij dit rapport kun je benchmarks uitvoeren om oorzaken voor afwijkingen te achterhalen. Zijn er extra werkzaamheden uitgevoerd of is er meer tijd besteed aan de ingeplande werkzaamheden?

Planbord voor assets

Via de Manage Maintenance Schedule for Assets application is het naast de standaard orderweergave ook mogelijk om vanuit de assethiërarchie of vanuit een asset het planboard weer te geven. Door dit overzicht van de ingeplande onderhoudswerkzaamheden voor één of meerdere assets, krijg je inzicht in de downtime van een asset. Ook hier kan de planner met orders en operaties schuiven en daardoor alle werkzaamheden voor een specifieke asset groeperen binnen een geschikt tijdslot.

RSH is gemakkelijk te implementeren zonder extra installatie op het systeem. Bovendien maakt het gebruik van dezelfde licentie als MRS, waardoor er geen extra kosten aan verbonden zijn, in tegenstelling tot MRS. Als je al een MRS-licentie voor S/4HANA hebt, kun je RSH dus direct gebruiken. De Fiori-apps die bij RSH horen, zijn dan allemaal vrij beschikbaar in het Fiori Launchpad.

Met de tools binnen RSH kun je dus efficiënt onderhoudsplannen verfijnen, beheren en aanpassen. Daardoor kunnen onderhoudsprocessen soepeler en effectiever uitgevoerd kunnen worden. Door de continue ontwikkeling van nieuwe technologieën, zoals het automatisch inplannen en kunstmatige intelligentie, blijft RSH in de toekomst evolueren. Ook AI staat op de roadmap van SAP RSH.

Een investering in de nieuwe RSH-planningssoftware is een slimme zet voor iedere onderhoudsorganisatie die met SAP S/4HANA werkt (of gaat werken) en die streeft naar de optimalisatie van werkprocessen. Met RSH bespaart je team tijd en ook verbeter je de kwaliteit van je werk.

Deze “nieuwe generatie planningssoftware”, gaat wat ons betreft dus een sleutelrol spelen in de toekomst van de onderhoudsorganisaties. Wil je meer weten over RSH? Zoals aangegeven kun je RSH dus ‘out-of-the-box’ implementeren en gelijk inzetten. Toch begrijpen we dat je na het lezen van dit artikel misschien nog vragen hebt over deze nieuwe SAP S/4HANA-ontwikkeling. Neem contact op met onze mensen, zij vertellen je graag meer.