SAM Smart Asset Management implementatie bij water-link

Met de implementatie van SAM Smart Asset Management heeft Ideo het Belgische water-link voorzien in de behoefte om met mobiele tooling een efficiënte en gestructureerde registratie van inspectie- en onderhoudswerkzaamheden te realiseren. Bij deze implementatie zijn de IT afdeling van water-link en de disciplines maintenance en exploitatie betrokken. Deze disciplines – elk met hun eigen specialismen – dragen de gezamenlijke verantwoordelijkheid voor het onderhoud van assets en de dagelijkse gang van zaken op de diverse vestigingen. Binnen maintenance en exploitatie opereren de afdelingen Productie en Industrie. De implementatie van SAM en de integratie met het huidige SAP systeem zal gefaseerd worden uitgerold. Inmiddels werken de eerste vestigingen van de afdeling Industrie al met SAM.

Over water-link

Met een totaal productievolume van 145 miljoen m³, 635.000 eindverbruikers, een leidingennet van 2.500 kilometer en bijna 500 man personeel verzorgt water-link sinds 1881(!) de productie, distributie en recycling van het drinkwater in Vlaanderen. De tak Productie bestaat uit twee productiecentra die verantwoordelijk zijn voor de zuivering en productie van drinkwater. Daarnaast beschikt water-link over een industriële tak met de commerciële naam Induss. Deze eenheid is verdeeld in de geografische regio’s Antwerpen en Gent en de hierin ondergebrachte vestigingen leveren deminwater (gedemineraliseerd water) aan de industrie.

Via implementatiepartner Flexso, enkele referentiebezoeken en eigen research raakte water-link overtuigd van de expertise van Ideo. Dit resulteerde in de vraag aan Ideo om het mobility stuk voor hen in te vullen. De uitgebreide set standaard features is voor water-link één van de redenen om dit met SAM doen. Daarnaast spelen synchronisatiesnelheid en gebruiksvriendelijkheid een belangrijke rol in die keuze. De gebruiksvriendelijkheid is getoetst op basis van productdemo’s en de eerder vermelde referentiebezoeken. Tenslotte bleek de opzet ook vanuit IT architecturaal oogpunt te passen binnen de bestaande water-link architectuur.

Draaien van twee systemen parallel aan elkaar
SAM wordt gefaseerd uitgerold binnen Induss en pas daarna bij Productie. In tegenstelling tot Induss heeft de Productie afdeling met SAP Work Manager al een mobiele oplossing in gebruik. Vanwege dit feit en rekening houdend met de gefaseerde SAM uitrol, heeft water-link de voorwaarde gesteld dat beide mobiele toepassingen naast elkaar moeten kunnen draaien. Daar komt bij dat de afdeling Distributie, die ervoor zorgt dat het water van de waterproductiecentra afgeleverd wordt bij de huishoudens en bedrijven, ook al gebruik maakt van SAP Work Manager en dat in de toekomst mogelijkerwijs zal blijven doen. Dit betekent dat SAM en SAP Work Manager ook in het eindstadium van het project naast elkaar zullen functioneren.

Ideo is Benelux reseller van SAM Smart Asset Management; een product van onze implementatiepartner msc solutions, gevestigd in Augsburg, Duitsland.

De downtime tijden van kritische assets in een inspectie- en onderhoudsomgeving, waarin water-link opereert, kunnen door het inzetten van SAM aanzienlijk worden gereduceerd. Met SAM hebben technici volledige toegang tot de historie van individuele assets, hetgeen hen ondersteunt in het snel identificeren van problemen en het leveren van oplossingen van hoge kwaliteit. SAM is een platform-onafhankelijke offline oplossing en is beschikbaar voor laptops, smartphones en tablets die draaien op Windows, iOS of Android. Al met al een stevig fundament voor dit project.

Workshops en fit-gap

Tijdens diverse workshops geeft water-link Ideo inzage in de bedrijfsprocessen en toont Ideo op haar beurt de basisfuncties van SAM. In deze fase van het traject worden de key-users al betrokken. Naast maintenance, exploitatie en IT worden deze workshops ook mee gevolgd door vertegenwoordigers vanuit supply chain en controlling. Ideo krijgt hierdoor inzicht in de stam- en transactionele gegevens van water-link en haar specifieke requirements.

Het personeel van de Induss vestigingen bleek diverse onderhoudsgerelateerde zaken in een standalone Microsoft applicatie te registreren. Op geen enkele wijze geïntegreerd met het SAP systeem. De ingevulde informatie kan vanuit Sharepoint wel worden opgevraagd. Daarnaast houdt men in Sharepoint ook een onderhoudsagenda bij. Hierin is vastgelegd op welke dagen welke onderhoudsklussen moeten worden uitgevoerd. Ook hier geldt dat er geen terugkoppeling op deze afspraken plaatsvindt.

De overkoepelende doelstelling is het realiseren van volledig geïntegreerde processen, waarbij de nieuw op te tuigen PM configuratie, planning en mobiele afhandeling naadloos op elkaar aansluiten. Hierbij rekening houdend met gebruiksgemak voor de technici en onder de randvoorwaarde dat ook Induss gebruik gaat maken van de planningsmodule SAP MRS. Deze module is al in gebruik bij zowel Distributie als Productie.

Er zijn specifieke problemen en verbeterpunten gedefinieerd die als onderdeel van het algehele doel opgelost een aangepakt moeten worden. Een voorbeeld hiervan is het ontbreken van functionaliteit om inspecties op correcte en gestructureerde wijze af te handelen. Hierin dient SAM o.a. te voorzien.

Aansluitend op de workshops is er een fit-gap analyse uitgevoerd. Vanuit SAM perspectief is vastgelegd waar de standaard functionaliteiten volstaan en zijn de gebieden benoemd waar dat niet het geval is. Ideo heeft in deze fase een adviserende rol gespeeld om tot een optimale invulling van deze “gaps” te komen.

De requirements van water-link die niet met standaard SAM functionaliteiten afgedekt kunnen worden, zijn beschreven in een ontwerp. In dit ontwerp zijn verschillende mock-ups opgenomen die bedoeld zijn om eenduidig vast te leggen welke informatie er op de schermen beschikbaar moet komen. Tijdens de realisatie wordt er altijd naar gestreefd om zo dicht mogelijk bij de standaard schermen te blijven. Voorbeelden van schermen die door Ideo water-link specifiek zijn gemaakt, zijn werklijsten van orders, orderdetails, rapportage objecten en lijst- en structuurweergaven van assets. Aan deze schermen zijn specifieke gegevens en functies toegevoegd die cruciaal zijn voor het efficiënt invullen van de processen van water-link.

Aan de eerder vermelde inspectiebehoefte is invulling gegeven met standaard SAM functionaliteit. Het is mooi om te zien dat msc solutions de inspectieronde functionaliteit naar voren heeft gehaald op haar roadmap om deze behoefte met het standaardproduct in te kunnen vullen.

De onderstaande afbeelding dient ter illustratie en toont zowel kwalitatieve als kwantitatieve inspectiepunten. Als de technicus een waarde heeft ingevuld, verandert de status van het betreffende inspectiepunt. Bij kwantitatieve inspectiepunten wordt rekening gehouden met grenswaarden. Als er een waarde wordt ingevuld die buiten de toegestane bandbreedte valt, dan wordt de technicus hierop gewezen via een melding. Het cijfer dat zichtbaar is in het INSPECTIE tabblad vertegenwoordigt het aantal inspectiepunten (5) voor die specifieke inspectieronde.

Tijdens de ontwerpfase worden er tussen water-link IT, Flexso en Ideo ook de nodige afspraken gemaakt om niet alleen de verschillende componenten van de oplossing feilloos op elkaar te laten aansluiten, maar ook om deze te integreren in de latere productieve werking van water-link. We denken hierbij aan het opleveren van technische documentatie, het opzetten van proactieve monitoring op technische- en applicatiecomponenten, maar ook aan een gedegen release management van zowel SAM als mogelijke gerelateerde SAP transporten.

Testen

Projecten leveren altijd uitdagingen op. En dat is met name tijdens de testfase tot uitdrukking gekomen. In deze fase zijn er meer issues aan de oppervlakte gekomen dan van tevoren ingeschat. De redenen hiervoor zijn uiteenlopend. De samenwerking tussen msc solutions en Ideo bestaat al enkele jaren, maar het bleek dat de werkwijzen van beide partijen tijdens dit intensieve implementatietraject scherper op elkaar afgestemd moesten worden. Mede vanwege de complicerende factor van productontwikkelingen gedurende het traject. Functionaliteiten die door Ideo – soms ten onrechte – als vanzelfsprekend werden beschouwd, bleken in de praktijk niet zo vanzelfsprekend te zijn. En daar hebben zowel msc solutions als Ideo lessen uit getrokken. In veel gevallen zijn deze lessen vertaald in additionele productfeatures. Ook is een afvaardiging van msc solutions enkele dagen bij water-link onsite geweest en daarmee heeft het project een boost gekregen. Gezamenlijk de krachten bundelen heeft ertoe geleid dat de meest kritische issues zijn opgelost. Dit alles onder regie van IT business partner Marc Janssen en business vertegenwoordiger Erik Borghgraef met een heldere visie en focus op het eindproduct.

Twee Induss vestigingen zijn inmiddels live met SAM Smart Asset Management en de overige vijf Induss vestigingen zullen binnen afzienbare tijd volgen. Daarna zal de uitrol naar de twee productielocaties plaatsvinden.

De feedback die we hebben mogen ontvangen vanuit de vestigingen die inmiddels live zijn, is positief. Ook is de eerste fase van het project recentelijk positief geëvalueerd door water-link interne audit (samen met KPMG). Het uiteindelijke verslag is te lang om hier te delen, maar de management summary willen we hier niet laten ontbreken: “De gebruiker op het terrein vindt de nodige functionaliteit in SAM om vlot zijn werk te organiseren tijdens de verschillende stappen van het onderhoudsproces.”

De key users en eindgebruikers zijn dus tevreden, maar zoals eerder gememoreerd is dat niet zonder slag of stoot gegaan.

Is dat erg? Momenten van tegenslag kunnen zeker frustrerend zijn, maar projecten zijn net als het leven. Een continu opgaande lijn is het zelden of nooit. Het gaat erom hoe je er samen met de klant, eventuele partner en binnen je team op reageert. Dankzij de positief kritische houding van de klant en de opgedane ervaringen met msc solutions als partner en SAM als product, blijkt dat er nu een goede mobiele applicatie staat.

We zijn er nog niet, want er staan nog voldoende wensen, aanvullende functionaliteiten en verbeteringen op de rol voor de komende projectfase. Maar we zijn onderweg.