Over KU Leuven
ZES EEUWEN GESCHIEDENIS:
Van de inzichten van Erasmus tot innovatieve nanotechnologie: als één van de oudste universiteiten van Europa kent de KU Leuven een lange traditie van baanbrekend wetenschappelijk onderzoek en kwalitatief hoogstaand onderwijs.
De uitdaging
De KU Leuven heeft een aanzienlijke hoeveelheid vastgoed en installaties in gebruik. Deze worden onderhouden door een eigen facilitaire dienst van zo’n 120 medewerkers. Om deze medewerkers efficiënter te kunnen inzetten en het preventief onderhoud te optimaliseren, was er behoefte aan een planningspakket dat naadloos aansluit op het reeds in gebruik zijnde SAP PM systeem.
“Om onze facilitaire medewerkers efficiënter te kunnen inzetten, hadden we nood aan een planningstool die geïntegreerd kon worden met SAP PM. Onze consultancy partner Flexso heeft ons geholpen door Ideo naar voren te schuiven als expert op gebied van planning en SAP MRS. In nauwe samenwerking met KU Leuven, zowel key users als IT – heeft Ideo er met de nodige domeinexpertise voor gezorgd dat de implementatie soepel en gemoedelijk is verlopen.”
Jeroen Evenepoel – Lead Project Analyst SAP logistiek
In nauwe samenwerking met KU Leuven, zowel key users als IT – heeft Ideo er met de nodige domeinexpertise voor gezorgd dat de implementatie soepel en gemoedelijk is verlopen.
Gekozen oplossing
SAP MRS
Om meer inzicht te krijgen in de dagelijkse planning en om de inzet van medewerkers van de facilitaire dienst te optimaliseren, heeft KU Leuven gekozen voor SAP MRS als oplossing. Er werd hierbij geopteerd voor de laatste versie van SAP MRS met de nieuwste functionaliteiten welke draait op het SAP HANA platform van KU Leuven.
De in SAP PM gedefinieerde werkordertaken vloeien door naar de werklijst in SAP MRS. Gebruik makend van het grafisch planbord in SAP MRS kan de planner vanuit deze werklijst de werkzaamheden van de diverse onderdelen van de facilitaire dienst efficiënt inplannen.
In het planbord van SAP MRS wordt met behulp van de Ideo producten DATA+ en GUI+ per werkzaamheid diverse aanvullende gegevens, zoals gebouw en ruimte, getoond. Door de integratie met SAP R/3 is het voor de planner mogelijk om de beschikbaarheid van een ruimte met een enkele klik te controleren of een werkorder snel te openen.
Omdat de SAP HR inrichting niet was voorzien om werkroosters aan SAP MRS door te geven, is besloten om het werkroosterbeheer in de planningstool zelf onder te brengen. Het aanvragen van afwezigheid zoals verlof wordt via intranet geregeld. SAP MRS is hierin geïntegreerd, waardoor afwezigheden ook direct in het SAP MRS planbord worden opgenomen. Ook is het Ideo product TS+ ingezet voor het eenvoudig verwijderen van afwezigheden.
Op basis van kleuren wordt de status van de werkorders in SAP MRS weergegeven. De planner kan ook de weergave-instellingen personaliseren en opslaan. Zo heeft iedere planner op basis van zijn instellingen en de functionaliteit van SAP MRS een goed overzicht van de werkzaamheden en kan waar nodig worden bijgestuurd.
Implementatie
In samenwerking met IT en de key users van KU Leuven werd een blauwdruk opgesteld met de afgesproken functionaliteit, hierbij gebruik makend van een Ideo SAP MRS systeem. Hierna is bepaald welke functionaliteiten in de eerste fase zouden worden voorzien, en welke in een tweede fase.
De eerste fase bestond uit een basisinrichting van SAP MRS en is vervolgens live gegaan bij één team van de facilitaire dienst van KU Leuven. Vervolgens zijn de overige functionaliteiten voorzien en is SAP MRS op basis van de gebruikerservaringen verder geoptimaliseerd.
Resultaat/Voordelen
- Overzichtelijke personeelsplanning
- Werkzaamheden en afwezigheden in één planbord
- Werkroosterbeheer inclusief wachtdiensten
- Bewaking van status met behulp van kleuren
- Voorbereiding op mobiel werken
;)