Over Vitens, de afdeling Winning & Zuivering en het Waterexpertise Centrum
Bij Vitens zetten meer dan 1400 mensen zich dagelijks in om een duurzaam drinkwaterbedrijf te worden, met een positieve impact op mens en natuur. De ambitie van Vitens is ‘Elke druppel duurzaam in 2030’. Om deze ambitie te realiseren, voert Vitens de komende jaren in fases het softwaresysteem SAP S/4HANA (SAP) in.
Vitens wint, zuivert en levert drinkwater aan ruim 5,6 miljoen klanten in Flevoland, Friesland, Gelderland, Overijssel en Utrecht. Jaarlijks wordt op 100 locaties meer dan 350 miljoen m³ water uit de grond gewonnen, gezuiverd en aan klanten geleverd. Het onderhoud van deze locaties ligt in de handen van de 130 monteurs en procesoperators van de afdeling Winning en Zuivering (W&Z). Naast het geplande onderhoud en inspectierondes, verrichten zij (incidenteel) onderhoud en verhelpen ze storingen op de productielocaties.
Vitens produceert en levert drinkwater, en houdt ook de waterkwaliteit nauwlettend in de gaten, zowel tijdens de productie als bij de levering aan klanten. Hiervoor zijn 30 monsternemers 7 dagen per week in touw om de kwaliteit te waarborgen. Ze nemen monsters en voeren analyses uit. De aansturing daarvoor gebeurt vanuit het Waterexpertise Centrum (WEC) in Leeuwarden.
De uitdaging
De doelstellingen van het SAP & Transformatie programma zijn het uniformeren en verbeteren van de werkprocessen en data en kennis uit de hoofden van mensen te halen en beschikbaar te maken voor iedereen. Het ondersteunende middel hiervoor is SAP S/4HANA.
De medewerkers van de afdeling W&Z stappen hiervoor over naar een mobiele oplossing, geïntegreerd met S/4HANA, voor het registreren en afhandelen van dagelijkse onderhoudswerkzaamheden. Daarnaast ontwikkelden we voor het plannen van de 130 medewerkers een volledig nieuwe planningsoplossing. Die moet inzicht geven om de inzet te optimaliseren.
De monsternemers van het laboratorium stappen over op een werkorderproces in S/4HANA, met een koppeling met het Laboratorium Informatie Management Systeem (LIMS). Ze combineren dit met een gestroomlijnde planningsoplossing en een mobiele werkorder managementoplossing. Allemaal om de vernieuwde werkwijze maximaal te ondersteunen en te kunnen werken op basis van de modernste technieken.
Gekozen oplossing voor de afdeling W&Z
De medewerkers van de afdeling W&Z werken vanaf nu met de nieuwste versie van de Ideo Mobile Forms-oplossing. Deze gebruikt het SAP Cloud Platform en is geïntegreerd met de SAP-inrichting van Vitens. Dankzij deze integratie kunnen de planners van de afdeling W&Z de monteurs eenvoudig inplannen via SAP MRS, dat hier speciaal voor is ingericht. Er is rekening gehouden met de verschillen tussen vrij te plannen inspecties, vaste taken en storingen. Kortom: er is volledige afstemming op de behoefte die er is. Daarnaast kunnen de monteurs ook met de oplossing werken als er geen netwerkverbinding is.
De schermen van de Ideo Mobile Forms-applicatie zijn samen met de monteurs en procesoperators ontworpen, zodat ze naadloos bij hun werkzaamheden aansluiten. Vanwege het uiteenlopende karakter van de werkzaamheden binnen de verschillende functies binnen de afdeling W&Z, bouwden we de schermen variabel op, op basis van de beschikbare data in S/4HANA. Zo krijgen gebruikers geen overbodige informatie en schermen voor zich, maar hebben ze wel altijd alle benodigde informatie om het werk uit te voeren. Daarnaast kan men vanuit de applicatie eenvoudig een werkaanvraag of storing aanmaken op alle assets van Vitens. Daardoor kunnen gebruikers deze snel oppakken en blijft er geen onderhoud liggen.
“Met de invoering van Ideo Mobile Forms beschikken we over een werkorder managementoplossing op basis van de nieuwste technieken. De oplossing voelt voor onze monteurs en procestechnici vertrouwd aan. We zijn nu al meer in control en gaan de komende periode verdere optimalisaties doorvoeren.”
Carolien Koopman – Procesmanager W&Z
We zijn nu al meer in control en gaan de komende periode verdere optimalisaties doorvoeren.
Gekozen oplossing Waterexpertise Centrum
Voor de monsternemers van het WEC realiseerden we een geheel vernieuwde, op de Ideo Mobile Forms gebaseerde, werkorder managementoplossing. Deze gebruikt het SAP Cloud Platform en integreert met de S/4HANA-inrichting in combinatie met een volautomatische planningsoplossing in ClickSchedule. Met ClickSchedule is het mogelijk om de monsternemers efficiënt in te plannen, waarbij de meeste orders 5 – 10 minuten duren, met minimale handmatige werkzaamheden voor de planners.
De schermen van de Ideo Mobile Forms-applicatie zijn samen met de monsternemers ingericht zodat feilloos aansluiten op de vernieuwde werkwijze van het WEC. En bieden een gebruiksvriendelijke interface. Het Ideo Mobile Forms framework is speciaal opgezet om deze flexibele werkwijze maximaal te ondersteunen.
Aanpak
Tijdens de hele ontwerp- en implementatiefase waren de gebruikers, middels workshops en demo’s, nauw betrokken bij het ontwerpen en ontwikkelen van de functionaliteit en de schermen van de applicaties. Via de SCRUM methodiek leverden we schermen en functionaliteiten in kleine releases op. Hierdoor was het mogelijk om vrijwel continu functionaliteiten van de business op te leveren en was de voortgang duidelijk zichtbaar. Gebruikers konden de opgeleverde functionaliteit direct testen, waarna we feedback en verbeterpunten in de daaropvolgende release meenamen. Door de nauwe samenwerking tussen Vitens en Ideo was de business continu betrokken bij de uiteindelijke besluiten binnen het project, waardoor we een sterke brug sloegen tussen ICT en de business.
De sleutel tot succes van beide applicaties is de gebruiksvriendelijkheid en gebruikersondersteuning, waardoor nieuwe gebruikers snel met de applicaties aan de slag kunnen.
Het project had een doorlooptijd van 1 jaar. De meeste werkzaamheden pakten we door de coronapandemie volledig remote op, wat de samenwerking en communicatie tussen de verschillende projectteams en de business op de proef stelde. Door het werken op afstand zonder persoonlijke interacties, was de goede communicatie en het jarenlange partnerschap tussen Vitens en Ideo uitermate belangrijk. Hierdoor was het mogelijk om op de juiste momenten met de juiste groepen te schakelen om problemen zo snel mogelijk op te pakken en te verhelpen.
Aan het einde van het project zijn er bij Vitens in totaal 160 eindgebruikers en 2 groepen planners die werken met een oplossing die volledig naar eigen wens is en past bij hun werkwijze. Door deze zeer toegespitste werkwijze, is in de hele organisatie het proces afgedekt om de betrouwbaarheid en gebruiksvriendelijkheid van de systemen te verbeteren.
Resultaat/Voordelen
Dankzij gebruiksvriendelijke, intuïtieve applicaties ervaren eindgebruikers meer werkgemak. Er is een gestroomlijnd werkproces met minimale administratieve activiteiten.
- Verbeterde informatiestructurering en -voorziening door de handelingen te combineren in een mobiele applicatie, met een minder foutgevoelige informatiestroom door een ondersteunend IT-systeem.
- Geïmplementeerde planningsoplossingen in SAP MRS en ClickSchedule om een logische en efficiënte planning voor eindgebruikers te realiseren.
- Offline werken met grote hoeveelheden data voor een effectieve en efficiënte werkwijze in het veld.
- Zekerheid en ontzorging door Ideo op het gebied van het onderliggende Ideo Mobile Forms product en standaard integratie met S/4HANA.
;)