In een van de vorige blogs is gesproken over de verbeteringen die worden doorgevoerd op de service kaart van SAP Field Service Management (FSM). Dit biedt klanten de mogelijkheid om meer inzicht te krijgen in de nog in te plannen activiteiten zonder daarbij tussen verschillende schermen te moeten wisselen. In deze blog geven wij een beknopt overzicht van een nieuwe functionaliteit binnen het SAP service domein: Crew Manager in SAP Field Service Management.
Manage jouw ploeg met de nieuwe Crew Management Functionaliteit
Veel van onze klanten werken in hun buitendienst met ploegen. Een zogenaamde ploeg pakt het grotere werk op en kan per dag een verschillende samenstelling hebben. Bij verschillende projecten van onze klanten zijn wij tot de ontdekking gekomen dat de huidige SAP FSM functionaliteit “Teams” hier vaak niet toereikend is. De “Teams” functionaliteit werkt met statische teams die iedere dag dezelfde samenstelling hebben. Het werk in een ploeg kan echter per dag verschillen, ook kan het zo zijn dat de leden van een ploeg niet elke dag binnen de ploeg werken. SAP heeft deze behoefte bij haar klanten ook gezien en komt hierin tegemoet met een nieuwe toevoeging aan SAP Field Service Management (FSM): Crew Management. Crews kunnen bestaan naast Teams. De Crew functionaliteit is een toevoeging en vervangt de Teams functionaliteit dus niet 1 op 1.
In deze nieuwsbrief duiken we dieper in op deze geheel nieuwe functionaliteit binnen SAP FSM. Deze functionaliteit is een nieuw onderdeel binnen de Master Data (Stamdata) module. Op het moment van schrijven is de Crew Management functionaliteit al beschikbaar in het preview programma vanaf release 2211. Gezien ons enthousiasme willen wij dit niet onthouden van onze nieuwsbrief lezers. Wij hebben de eerste versie van de Crew Functionaliteit onderzocht en getest. Uitbreidingen voor Crew Management die op de SAP roadmap staan worden benoemd aan het einde van dit artikel.
Crew Management in SAP FSM
Met Crew Management in SAP FSM wordt het mogelijk om op een goede en simpele manier crews te managen voor een planning die veelvuldig wordt aangepast. De planner heeft de mogelijkheid om één of meerdere crews aan te maken, te wijzigen en waar nodig ook weer te verwijderen. Een crew bestaat uit meerdere werknemers waarvan één wordt aangewezen als de zogenaamde “Crew Lead”. De overige werknemers in de Crew zijn “Crew Members”. De planner heeft de mogelijkheid om het lidmaatschap van Crew Members te begrenzen op specifieke datums, zodat een Crew op iedere dag uit andere leden kan bestaan.
Het beheren van Crews
Zoals hierboven benoemd vallen Crews onder Stamdata. Het beheren van Crews gebeurt dus ook onder de Master Data (Stamdata) module in SAP FSM. Zodra hier via de bekende drop down bovenin het scherm naartoe is genavigeerd wordt een scherm getoond dat uit twee onderdelen bestaat. Aan de linkerkant (rood in de afbeelding hieronder) is een lijstweergave te zien van de reeds gecreëerde Crews. De rechterkant (blauw in de afbeelding hieronder) van het scherm toont de details van de geselecteerde Crew in de lijst.
In de detail view hebben gebruikers een drietal tabbladen tot hun beschikking. In de afbeelding groen gemarkeerd.
- Onder “Algemene informatie” zijn de gegevens over de Crew te vinden welke tijdens het aanmaken van de Crew ingevuld zijn. Dit zijn gegevens als naam, beschrijving en capaciteit van de Crew. Deze zijn op dit tabblad aan te passen waar nodig.
- Op het tabblad “Vereiste vaardigheden” kunnen vaardigheden, welke eerder als stamdata zijn aangemaakt, worden toegevoegd aan een Crew. Deze vaardigheden geven aan welke de samenstelling van leden van de Crew moeten hebben.
- Op het derde en laatste tabblad worden dagen getoond binnen de gekozen tijdsperiode. Voor elke dag kan een Crew Lead worden gekozen en kunnen daaronder meerdere Crew Leden worden toegevoegd. Deze kunnen permanent worden toegewezen of er kan gekozen worden voor een beperkte toewijzing waarna een tijdsperiode opgegeven kan worden.
Zodra de Crew is opgeslagen wordt deze beschikbaar gesteld in het planbord binnen de Planning & Dispatching module.
Het plannen met Crews
Nadat een Crew is aangemaakt, kan hier in het planbord onder Planning & Dispatching op worden ingepland. Onderaan de lijst met monteurs worden de Crews weergegeven samen met de eventuele Teams. Teams en Crews hebben ieder een ander icoontje zoals te zien in de onderstaande afbeelding (rood). Activiteiten kunnen handmatig op Crews worden ingepland, net als op monteurs. Wanneer iets op een Crew is gepland dan wordt dit getoond op de planning van de Crew leden op dezelfde manier als ondersteunende technici. Dit wordt getoond in onderstaande afbeelding (blauw):
Zodra een activiteit is ingepland op een Crew, komt deze activiteit in de planning van alle crew leden te staan in de vorm van een ondersteunende technicus. Na vrijgave verschijnen deze ook in de mobiele applicatie van SAP FSM. Elk Crew lid kan de activiteit inzien in zijn eigen applicatie. De aangewezen Crew Lead kan ook de status van de activiteit aanpassen. Bij het afhandelen van de activiteit heeft de Crew Lead ook de mogelijkheid tot het aanmaken van tijd en materiaal boekingen alsook het invullen en afhandelen van eventuele smartforms.
Toekomstige mogelijkheden
De functionaliteiten die hierboven zijn beschreven zijn beschikbaar in de huidige versie van SAP FSM. Op de roadmap en uit demo’s vanuit SAP is gebleken dat wordt gewerkt aan meer functies binnen Crew Management, welke wij kort willen benoemen. Hierbij is het wel belangrijk om te benadrukken dat onderstaande is gebaseerd op roadmap items, waarbij niet gegarandeerd kan worden dat deze functionaliteiten er daadwerkelijk komen.
- In de toekomst bestaat de mogelijkheid om in Crew Management de beschikbaarheid (status) en roosters van de individuele Crew Leden in te zien van de dag waar je ze voor wilt toevoegen. Hierdoor hoeven gebruikers niet heen en weer tussen de planning en Crew Management module te navigeren.
- Het wordt mogelijk om Crew samenstellingen te onderhouden in een lijst weergave.
- Ook komt de mogelijkheid tot het inzien van informatie over verschillende Crew leden wanneer met de muis over de leden heen wordt bewogen.
- Daarnaast wordt de toewijzing van leden aan een Crew weergegeven op het planbord met bijbehorend tijdsframe, zodat snel en eenvoudig kan worden bekeken wanneer en hoe lang iemand lid is van een Crew. Op de roadmap wordt ook gesproken over het automatisch voorstellen van de best passende Crew voor een activiteit, het beter weergeven van de capaciteit van een Crew op het planbord en de mogelijkheid tot het creëren van reserveringen voor Crews.
- In een later stadium wordt ook de mogelijkheid toegevoegd tot het beheren van Tools voor Crew.
Meer weten over Crew Management in SAP FSM?
In dit artikel is een overzicht gegeven van de reeds beschikbare en aankomende Crew Management functionaliteit. We hebben gezien hoe Crews beheert kunnen worden en hoe deze daarna bij het inplannen van activiteiten gebruikt kunnen worden. Wil je meer weten over deze functionaliteit of heb je een vraag? Neem contact op met Ideo, onze mensen helpen je graag verder!